Solicitudes y Vehículos

17/09/2019
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Solicitudes y Vehículos

Protocolo de Solicitudes

En esta módulo vimos los tipos de software utilizados para la comunicación entre los coordinadores y los encargados.  Hoy vamos a ver el protocolo para las solicitudes.  Es muy importante entender y realizar las solicitudes de forma correcta.  Hay personas que creen que solo tiene que enviar un mensaje que diga “Enviar $XXX hoy para hacer las compras del encuentro,” pero se olvidan que no es su dinero el que están utilizando.  Por eso, hay que demostrar una buena administración de todos los recursos del PJPN.

Se define como solicitud todo aquel tramite que sea para solicitar algo extra al PJPN para efectos laborales.

Toda solicitud tiene que:

  1. Tramitarse por correo electrónico, con los documentos originales guardados en Dropbox
  2. Ser enviados a los correos del supervisor, Carla, Holly y Vivian.
  3. Tramitarse con los días indicado. Si no hay indicación, será un mínimo de 3 días hábiles.

Solicitud de:

  • Suministros fuera de lo permitido y/o más caro que 50$.
  • Viaje.
  • Refrigerio de Capacitación de más de 3 horas.
  • Reunión de equipo.
  • Arreglo de vehículo.
  • Vacaciones.
  • Arreglo de equipo.
  • Más adelanto de gastos.
  • Encuentro de docentes.

El presupuesto en toda solicitud tiene que estar en este formato:

Fecha: fecha de la actividad programada.

Justificación:  Aquí tiene que justificar este presupuesto. El porque lo necesita y cual va a ser el resultado.

Opciones: En caso necesario, dar opciones con presupuestos distintos.

Detalle:

Descripción de Articulo Costo por Unidad Costo Total
(incluye tamaño y cantidad)
Total

 

Ahora vamos a ver un ejemplo de cada solicitud.

Ejemplo de Solicitud de suministros fuera de lo permitido y/o más caro que 50$

Enviado el 5 de junio

Fecha: 8 de junio, 2018

Justificación:  Debido a que el bolso de trabajo que ando ya tiene 2 años, está muy desgastado y roto.  Solicito para comprar un nuevo bolso, estilo mochila.

Detalle:

Descripción de Articulo Costo por Unidad Costo Total
1 Mochila Swiss Gear – Pricesmart $50 $50

O

Descripción de Articulo Costo por Unidad Costo Total
1 Mochila Axxt $37 $37

O

Descripción de Articulo Costo por Unidad Costo Total
1 Mochila BxxV $64 $64

Agradecido por su atención en este asunto:

Coordiandor: Marco

 

Ejemplo de Solicitud de Viaje 

Enviado el 5 de febrero.

Fecha: 8 al 11 de febrero, 2018

Justificación: Es necesario realizar una gira a las regiones de La Paz en avance para los días del 8 al 11 de febrero.  La agenda incluye:

  • 6 RE con autoridades
  • 1 CAP con 20 profesores y distribución de aprox. 1,000
  • AV a 10 escuelas centrales

Salida 7am – 8 de feb.

Regreso 4pm – 11 de febrero

Viajará 1 persona.

Detalle:

Descripción de Articulo Costo por Unidad Costo Total
Hotel 3 noches $15 $45
3 desayuno $3 $9
4 almuerzos $5 $20
3 cenas $5 $20
Gasolina (2 tanques) $30 $60
Total $154

Agradecido por su atención en este asunto

Coordinador: Marco

El anotar la hora y salida justifica la cantidad de comidas y noches.

Anotar la cantidad de coordinadores en el viaje justifica la cantidad de cada comida y cuartos para cada noche. 

Ejemplo de Solicitud de Refrigerio de Capacitación para más de 3 horas

Enviado el 5 de abril

Fecha: 10 de abril, 2018

Justificación:  Tenemos capacitación con 30 maestros que dura 4 horas el 10 de abril.  Detallamos las opciones

(Nota: no obligación ofrecer el refrigerio, solo si ellos lo piden)

Detalle:

Descripción de Articulo Costo por Unidad Costo Total
2 botellas de 3L de gaseosa $3 $6
2 paquetes de galletas dulces $3 $6
2 paquetes de galletas saladas $3 $6
1 paquete Servilletas $1 $1
2 paquetes vasos $1 $2

Total: $21

Agradecido por su atención en este asunto:

Coordinador: Marco

Con respecto a los refrigerios, recordar que no somos lucrativos. El simple hecho de que le proporcionamos los libros a ese precio o donado, ya estamos gastando dinero del PJPN y además, no cobramos por la capacitación.  Por lo mismo, no tenemos que ofrecer un manjar para que nos quieran.  Tenemos que siempre recalcar el hecho de que ya estamos donando mucho.  En realidad, son ellos los que deben estar ofreciéndonos comida.

Ejemplo de Solicitud de reunión de equipo

Enviado el 5 de febrero.

Fecha: 11 al 12 de febrero, 2018

Justificación: La reunión de equipo se realizará en Chorrea el 12 de febrero.  Será de 1 día, adjunto la agenda.

Salida 3pm – 11 de feb y regreso 9pm – 12 de febrero

Viajarán 2 persona.

Detalle:

Descripción de Articulo Costo por Unidad Costo Total
Hotel 1 noche $30 $30
2 desayuno $3 $6
2 almuerzos $6 $12
4 cenas $6 $24
Gasolina (1 tanque) $30 $30
Total $102

Agradecido por su atención en este asunto

Coordinador: Marco

Ejemplo de Solicitud para Arreglo de vehículo

Después de tener el permiso para arreglar el daño:

Fecha:  13 de febrero, 2018 (esta solicitud se puede hacer con 24 horas de anticipación si se trata de algo urgente)

Justificación: Hoy, 12 de febrero, la llanta se estalló. Don Memo autorizó la compra de 2 llantas delanteras nuevas.

Detalle:

Descripción de Articulo Costo por Unidad Costo Total
Llantas Kumho 14″ $45 $90

O

Descripción de Articulo Costo por Unidad Costo Total
Llantas Firestone 14″ $50 $100

O

Descripción de Articulo Costo por Unidad Costo Total
Llantas Michelin $75 $150

Agradecido por su atención en este asunto:

Coordinador: Marco

Ejemplo de Solicitud para Vacaciones

Esta solicitud se hace con un mes de anticipación. Enviado el 3 de junio.

Fecha: 3 al 10 de julio, 2018

Justificación: Solicitamos tener vacaciones durante la semana de receso escolar, la cual será del 3 de julio al 10 de julio para un total de 7 días.  Estamos al día con el trabajo administrativo.

Sin más por el momento,

Coordinador: Marco

Ejemplo de Solicitud para arreglo de equipo

 Enviado el 3 de junio.

Fecha: 6 julio, 2018

Justificación: El proyector Epson, presenta fallos.  Se está apagando en medio de la presentación.  Limpie los filtros.  El apagarse comienza en las primeras presentaciones.   Solicitamos enviarlo a revisión con el técnico.

Sin más por el momento,

Coordinador: Marco

Descripción de Artículo Costo por Unidad Costo Total
Revisión Inicial $15
Mano de Obra $20

Al hablar con el técnico por teléfono me indica que puede ser la conexión del cable. Si es eso, los repuestos serían $40.  Estaremos avisando.

Coordinador: Marco

Solicitud de más adelanto de gastos

Hay ocaciones en que el adelanto de gastos no alcanza para todo el mes.  Esta situación puede ser temporal (de un solo mes) debido a algún gasto extraordinario grande o puede ser permanente por un cambio en actividades o cantidad de coordinadores en el COE.

Siempre se debe hablar con Holly para coordinar con ella la mejor forma de arreglar la situación.  Luego se tiene que enviar la solicitud para hacerlo oficial y justificar dicho gasto o aumento de adelanto de gastos.

Esta solicitud se hace con 3 días hábiles de tiempo. Por lo mismo, deben estar atentos a cuanto dinero les queda de su adelanto y así poder enviarlo 3 días antes de quedarse sin dinero.  

Enviado el 3 de junio.

Fecha: 18 de junio, 2018

Justificación: Debido a la necesitad y aprobación del alquiler de una bodega, solicito el aumento de adelanto de gastos de $500 a $620.  La bodega, aprobado por Don Bill, tiene un valor mensual de $75 y se tiene que pagar antes de cada 18 del mes.

Comenzaré alquilar dicha bodega el 18 de junio, por lo cual, me quedaré sin adelanto de gastos para este mes.  Solicito que me envíen los $75 por el primer mes más los $75 de deposito para un total de $150 antes del 18 de junio.  Entiendo que Holly va a agregar estos $75 a mi adelanto comenzando el 18 del presente mes.

Las facturas del pago de la bodega serán puestos en dropbox cada mes.

Sin más por el momento,

Coordinador: Marco

 

Solicitud para Encuentro de docentes

Ahora vamos a ver sobre la Solicitud para encuentro de docentes.

¿Qué es? Es una reunión, tipo taller de motivación, de 80 docentes y autoridades donde comparten sus experiencias exitosas en la implementación del material y realizamos dinámicas de motivación sobre un tema relevante para los docentes, siempre usando el material didáctico del PJPN.

Objetivo: Expandir el uso del material por medio de la motivación de las experiencias exitosas y la capacitación.  La capacitación se lleva a cabo por medio de las dinámicas de motivación, siempre relacionándolas al grado y valor en que se encuentran.

Puntos importantes:

  • El formulario que se debe de llenar lo encuentran en Dropbox.
  • El formulario tiene que ser enviado a la OC, completo y correcto el 30 de junio (o sea, 3 meses antes del encuentro).
  • Si el formulario no se envia a tiempo, o si no está completo, dicho encuentro no se llevará acabo.
  • Si van a solicitar más de 1 encuentro, tienen que hacer una solicitud por encuentro.  Lo que pueden hacer es un solo presupuesto y anotar cuantos encuentros cubre. Esto sí, multiplicando el dinero permitido por la cantidad de encuentros.

Pasos para elegir los participantes:

  1. Levantar la lista de cuantos docentes de cada centro educativo puede invitar para que se mantenga siempre dentro de los 80 participantes.
  2. Identificar cuales profesores de cada institución serán invitados.  El global debe ser:  que la mitad tengan buenas experiencias al implementar el material de manera excelente, y la otra mitad requiera motivación y capacitación en el uso del material.
  3. Hablar con los directores y/o autoridades, proponiendo los invitados para su aprobación.  Los directores y/o autoridades conocen la situación de cada docente y son los que dan permiso o no para asistir.
  4. Juntos, llegan a un acuerdo de cuales docentes de cada institución llegarán.
  5. Hablar con cada docente, dandole la invitación y motivando en su participación.
  6. Entregar la lista de participantes, por nombre y organizados por escuela, a la autoridad para su respectiva carta de permiso para la participación en el encuentro.
  7. Asegurar que las escuelas e invitados, les llegue dicha carta.

Estos pasos se harán durante el seguimiento, y por lo mismo se debe comenzar con un mes o más de anticipación.  Esto para no incurrir en gastos extras.

Ver el curso sobre el encuentro del 2018-2019 para el ejemplo de la solicitud.

Trabajo en equipo

¿Como manejar las solicitudes cuando hay 2 coordinadores?

Toda solicitud es por viaje, así que, cuando hay 2 coordinadores, se hace 1 sola solicitud para los dos.

¿Como manejar los encuentros de docentes cuando hay 2 coordinadores?

Los encuentros de docentes generalmente se manejan con 3 a 4 coordinadores.  Por lo mismo, es importante en la solicitud anotar quienes están de acuerdo en ayudarle en sus encuentros.

 

PROTOCOLO DE VEHÍCULOS

Ahora vamos a estudiar sobre el lineamiento 10 – Vehículo. Aun que no todos tienen vehículo del PJPN, en algún momento tienen que pedir transporte, o utilizar vehículo propio. Por lo mismo, es necesario conocer este lineamiento.

Lineamiento 10 – Vehículos

10.01 – Cuando hay que contratar un camión para trasladar los pedidos de libros al lugar designado se hará con la autorización del oficina central por medio de una una solicitud.

10.02 – El kilometraje del vehículo propio se pagará por un monto establecido por la oficina central.  Se paga kilometraje a los coordinadores que usan vehículos propios por propósitos de trabajo.  Hay que anotar el kilometraje en la bitácora al comienzo del uso para el PJPN (en la mañana) y al fin del uso para el PJPN (en la tarde) todos los días.

10.03 – Los coordinadores se procurarán de planear sus viajes de la forma más eficaz posible.  Esto quiere decir que deben planear las rutas antemano a los destinos para poder visitar la cantidad necesaria y de forma más económica.

10.04 – Responsabilidades con vehículo propio del PJPN

Al entregar un vehículo propio del PJPN a un coordinador, el PJPN confía en que dicho coordinador cuidará y vigilará el vehículo, con el entendimiento claro que un vehículo representa mucho dinero y es de mucho cuidado.  Por lo mismo, a continuación identificamos los lineamientos de cuidar el vehículo del PJPN.

  1. El vehículo es del Proyecto Jesús para los Niños y el director puede retirar el vehículo en cualquier momento y sin notificación.
  2. Al recibir el vehículo, el coordinador se compromete a cuidarlo de la forma que aquí se define.
  3. Al comienzo de cada año, tiene que hacer una hoja con las fotos del vehículo para que se pueda medir los daños del carro por año, y foto del kilometraje al recibir el vehículo.

Cuidado general

  • Cada semana limpiar el exterior y el interior del vehículo.
  • Cada día revisar el vehículo, tomando en cuenta la siguiente lista para dicha revisión diaria:
    • Estado de llantas.
    • intermitentes.
    • luces de freno.
    • triángulos.
    • papeles del carro.
    • gata y herramientas.
    • llanta de repuesto.
    • nivel de aceite de motor.
    • nivel de agua/coolant.
    • nivel de liquido de frenos.
  • Encerarlo 2 veces al año como mínimo.
  • Reportar cada daño, golpe o raspón que se hace, informando cómo y donde pasó.

Uso propio

La oficina central puede autorizar la solicitud del uso propio del vehículo del PJPN para una ocasión.  Para lo cuál se enviaría una solicitud a la oficina central explicando solicitando el uso personal del vehículo para dicho día, con cuáles motivos, cantidades de kilómetros, y tomando en cuenta que el coordinador asumiría el costo de la gasolina para dicho viaje.  Fuera de este permiso NO se permite el coordinador utilizar el vehículo del PJPN para uso personal.

Bajo ninguna circunstancia pueden usar el vehículo del PJPN para hacer favores a terceras personas ni mucho menos prestarselo a otra persona.

10.05 – Mantenimiento de vehículo propio del PJPN

El valor de un vehículo deprecia por año y por kilometraje y eso no lo podemos evitar pero podemos asegurar que el vehículo se mantenga en buen estado y que nuestro cuidado al vehículo lo mantiene en uso efectivo para muchos años más.  El mantenimiento básico del vehículo es:

  • Cambiar el aceite del motor cada 6000km o cada 3 o 4 meses en caso de carro o pick-up y en caso de moto sería cada 1000km.
    • Confirmar con la oficina central el tipo de aceite que se debe usar.
    • Reportar dicho cambio de aceite en el grupo de Vehículos de WhatsApp con la foto de la factura y del tacómetro.
  • Revisión diaria del vehículo
  • Arreglar los daños de forma inmediata y con aprobación de la oficina central según la solicitud correcta.
  • Reportar de forma correcta, concisa, y a tiempo todo lo identificado en el siguiente lineamiento.
  • Asegurar que el vehículo tenga una póliza de seguros aprobada por la oficina central y enviarles una copia de dichos papeles.
  • Asegurar que tenga una alarma aprobada por la oficina central y que esté funcionando,  dicha alarma tiene la obligación de utilizarla en todo momento.
  • Los coordinadores encargados de manejar el vehículo tendrán una licencia del país vigente en todo momento.
  • Manejará el vehículo con precaución y cuidado, acatando todas los leyes correspondientes, cualquier multa correrá como responsabilidad del coordinador.
  • En el caso de un daño al vehículo que es culpa del conductor, es responsabilidad del mismo pagar el arreglo.  Esto puede ser el deducible o simplemente el arreglo.

Proceso de arreglar los daños

  • Reportar el daño y conseguir permiso para arreglarlo.
  • Enviar por correo la solicitud con 2 ó 3 cotizaciones detallado para su arreglo y conseguir la autorización.
  • Arreglar el daño.
  • Enviar fotos y confirmar de que esta arreglado satisfactoriamente al grupo de WhatsApp.
  • Ese proceso no puede durar más de una a dos semanas.

10.06 – Reportes de vehículo propio del PJPN

Definimos cuales son los reportes obligatorios sobre los vehículos del PJPN, los cuales tienen que enviar en su tiempo definido.

  • En la bitácora, al marcar la hora de salida, anotar los kilómetros que dice el tacómetro, y de igual forma al terminar el viaje y marcar regreso a la oficina, marcar de nuevo los kilómetros que dice el tacómetro.
  • Cada vez que necesita ponerle combustible:
    • Hay que llenar el tanque.
    • Enviar una foto clara de la cantidad de litros echados al grupo de WhatsApp.
    • Enviar una foto del tacómetro al grupo de WhatsApp al arrancar el carro después de ponerle combustible.  Esa foto se toma en el momento y se envía en el momento al grupo de WhatsApp  no días ni horas ni kilómetros después, ya que se usa para sacar el rendimiento del vehículo.
  • Se reporta cualquier daño, raspón, ruido, mantenimiento, arreglo, daños o desgaste a las llantas, etc. del vehículo al grupo de WhatsApp inmediatamente, además de las fotos ya especificadas.

El grupo de vehículos del PJPN en WhatsApp tiene la función de informar a varias personas de una sola vez.  Dichas personas toman decisiones de los vehículos y muy pocas veces están juntas.  Por lo mismo, es necesario que todos estén enterados de lo que pasa con los vehículos del PJPN.  Estas personas son:

  • Don Bill
  • Don Memo Chacón (encargado de mantenimiento de vehículos)
  • Holly (administradora financiera)
  • Carla

Al informar sobre los vehículos de otro medio, crea confusión y error.  Por lo mismo, es necesario siempre utilizar dicho grupo de WhatsApp.

Oficina Móvil

Es importante que dentro del carro, las cosas del trabajo estén ordenadas.  Los coordinadores que cuenta con vehículo del PJPN cuentan con una bendición, muchas veces el vehículo se convierte en su oficina móvil y esto es normal, pero tienen que ser ordenados.  No es aceptable que hayan libros sueltos, hojas del PJPN, folder, facturas, etc. flotando por todo lado en el carro.  Tomando en cuenta que es necesario andar todas estas cosas, también es necesario tener un sistema de orden dentro del carro.  Se recomienda tener las cosas ordenadas en cajas que son más fáciles de utilizar y luego bajar del carro en el momento de uso personal y que proteja las herramientas del PJPN de daños como ser arrugados, mojados, ensuciados, etc.  De igual forma, todo libro del PJPN tiene que estar en caja dentro del vehículo y nunca suelto.

 

Trabajo en equipo

¿Cuándo hay 2 coordinadores, como debemos utilizar el vehículo del PJPN?

Los dos tienen la misma responsabilidad con el vehículo y los dos deben poder manejarlo.  Tener vehículo del PJPN no elimina el transporte público al 100%.  Juntos viajan al sector, pero  a veces tienen que visitar diferentes escuelas en el sector.  Recordar que el que está manejando el vehículo no es el chofer personal del otro coordinador. Esto quiere decir que siempre deben evaluar si vale la pena que el coordinador (que no tiene el carro en el momento de dividirse dentro del sector) espere al otro coordinador o debe avanzar con su agenda utilizando el transporte público.  ¿Cómo se va a establecer eso? Pues, midiendo el beneficio/costo.  Beneficio=lograr metas o cumplir con citas.  Costo=pago por el tiempo del coordinador para esperar al compañero con el vehículo y el costo del transporte público.

Sí, es un gasto viajar en transporte público y si se hace en este caso, tiene que reflejarse en los logros.

También es un gasto tener un coordinador que no logra sus metas, aún que no incurre en gastos de trasporte público.

Por lo mismo, es necesario una muy buena coordinación de agenda hay 2 coordinadores y 1 vehículo del PJPN.

¿Cuándo hay 2 coordinadores, como manejamos el cuido del vehículo del PJPN?

Los dos tiene que cuidar, revisar, y mantener el vehículo en buen estado y esto se hace entre los dos coordinadores, trabajando en equipo.

 

¿Qué dice la Biblia?

1 Tesalonicenses 5 :12-13   

“Hermanos, les rogamos que tengan respeto a los que trabajan entre ustedes, los dirigen en las cosas del Señor y los amonestan. 13 Deben estimarlos y amarlos mucho, por el trabajo que hacen. Vivan en paz unos con otros.”

Todo lo que hacen los encargados el PJPN es para poder reportar a las autoridades del gobierno y del patrocinio.  Este versículo nos enseña a respetar a los patrocinadores y al gobierno.  Recordemos que todos los recursos el PJPN deben ser muy bien administrados por respeto.

¿Hacer las solicitudes correspondiente es practicar el valor del respeto?

Leer Génesis 39:1-6 y 21-13.  

¿Qué dice estas lecturas sobre el cuido de los vehículos y recursos del PJPN?

 “y el jefe de la cárcel no tenía que revisar nada de lo que estaba a cargo de José, porque el Señor estaba con él y hacía que todo le saliera bien.”  Este versículo no dice que José no tuvo que reportar lo que hacía sino que dice que el jefe no tenía que revisar.

¿Qué podemos hacer para que “el Señor esté con nosotros, y que nos vaya muy bien”?

 

Tarea

Crear una solicitud para viaje.  No es una solicitud verdadera pero debe seguir todo el protocolo.

Enviar su práctica de solicitud de forma correcta y guardarlo en Dropbox,  siguiendo estos pasos:

  1. Abrir la carpeta de dropbox llamado Módulo 7, del cual su supervisor le envió un link.
  2. Guarde ahí la foto, titulándolo “apellido_primerainicial _solicitud”.  Por ejemplo, la primera practica presentado por el estudiante Mario González sería nombrada: Gonzalez_M_solicitud.

Conversatorio

Con el coordinador orar por los patrocinadores, enfocada en su vida espiritual, salud, negocios, vida familiar, inversiones, etc.