Aplicación del PJPN

19/09/2019
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Aplicación del PJPN

08.01 – APPLICACIÓN DEL PJPN

El PJPN se ha desarrollado una aplicación para el teléfono con se que hace el base de datos y los informes.  El uso correcto y completo de la APP por parte de cada coordinador del PJPN es obligatorio y la responsabilidad de cada uno. La información que se ingresan en la APP es la justificación del pago, cumplimiento o no de sus metas, prueba de las visitas, etc.

EXPLICACIÓN DEL APP

Cuando iniciamos labores en la oficina.

  1. Marcar hora: ENTRADA OFICINA
  2. Marcar hora: DEVOCIONAL
  3. Marcar SALIDA, del devocional. (Para saber cuanto tiempo se dura en el devocional)
  4. Marcar hora: Poner la actividad que se va a realizar en ese momento.

SI NO SE VA A SALIR DE LA OFICINA, RECORDAR PONER TODAS LAS ACTIVIADES A REALIZAR, Y PONER SALIDA CADA VEZ QUE SE TERMINA UNA ACTIVIDAD. ESTO PARA CALCULAR CUANTO TIEMPO SE DURA EN CADA ACTIVIDAD

Ejemplos de tareas de oficina que deben ser reflejadas en el app, colocarlas en MARCAR HORA.

  1. Revisar mini inventario del día. (Recuerde que este control es después de cada salida del centro educativo donde realizo movimientos)
  2. Contar la bodega
  3. Alistar libros o papeles que se necesiten para salir a escuelas, o reuniones con autoridades.
  4. Reuniones con Carla, Holly o Asistentes.
  5. Capacitación en algo relacionado al Proyecto Jesús para los niños.
  6. Llamadas de Seguimiento o de aviso de visitas para efectividad de agenda.
  7. Llamadas de aviso de cobro.

Cuando salimos de oficina a cumplir la ruta correspondiente.

  1. Se va a poner salida a la actividad que se estaba realizando.
  2. Marcar hora: Poner kilometraje con el que va a salir de oficina (si se tiene automóvil o moto).
  3. Si se usa transporte público, recuerde que debe colocar el gasto y el tipo de transporte que utilizo, dicho gasto debe ser reflejado en el momento. (Ejemplo: Metro, taxi, mototaxi, bus…)

Vamos a observar como se vería la bitácora siguiendo los pasos recomendados:

7.20am Entrada oficina
7:30am Devocional
7:55am Salida
8:00am Alistar mini inventario, para ruta hacia (el lugar que se va a salir)
8:30am Salida
8:32am Verificar que llevo toda la papelería para la ruta.
8:40am Salida
8:42am Revisar carro (si se tiene transporte)
8:47am Salida
8:49am Kilometraje…… (si cuenta con automóvil o moto)
9:02am Salida

DAMOS POR UN HECHO DE QUE ES SALIDA DE LA OFICINA, Y LA SIGUIENTE MARCA SERÍA ENTRANDO A LA ENTIDAD.

ES UN EJEMPLO DE COMO SE VERÍA LA BITACORA ANTES DE SALIR A LA RUTA CORRESPONDIENTE.

RECUERDE DE COLOCAR EL GASTO Y EL TIPO DE TRANSPORTE QUE UTILIZA.

 

Como reflejar las llamadas realizadas en oficina.

 

  1. Marcar hora: Llamada a profesores (poner la región a la cual se va a llamar), poner la cantidad de profesores que se va a llamar.
  2. Cada profesor que conteste se le irá reflejando en la bitácora el seguimiento que se le realizo o el objetivo de la llamada con su posterior resultado.
  3. Si la llamada fue de seguimiento, finalizada la llamada deberá llenar el seguimiento correspondiente realizado. Si fue para confirmar agenda u otro aviso, deberá llenar los detalles en la pestaña OTROS.
  4. Los profesores que no contestan, colocarlo en la pestaña de OTROS, poner que no le contestaron y que se le envío un mensaje. ( ESTO SERÍA COMO RESPALDO DE QUE SE LE LLAMO, Y PARA SABER A CUANTAS PERSONAS EN TOTAL SE LE LLAMO, Y PARA SABER SI EL TIEMPO TARDADO EN ESTO, CALZA CON LA CANTIDAD DE PROFESORES QUE SE LES CONTACTO)
  5. Si ya se termino de llamar a todos los profes, MARCAR SALIDA.
  6. Marcar hora: De la nueva actividad que va a realizar, o a la región que se le va a realizar el SEGUIMIENTO.

Vamos a observar como se debería ver la bitácora si esta realizando llamadas:

7:20am Entrada oficina
7:30am Devocional
7:55am Salida
7:55am Llamadas de seguimiento, a la regional de Santa Cruz a 5 profesores de religión
8:10am Seguimiento 1 profesora Vivian Bonilla
8: 25am Seguimiento 1 profesora Holly Davidson
8: 34am Otro, se le llamo a la profesora Carla Davidson no hubo respuesta se le envío un mensaje por whatsapp.
8: 40am Seguimiento 1 profesor Enrique González
8:50am Otro, Regional Limón la asesora Delaly me llamo para decirme la fecha del encuentro y que va a convocar a los profesores para el 22 de Octubre en el salón comunal de Limón centro.
9: 05am Seguimiento 1 profesor Mauricio Calderón
9:06am Salida.
9:12am Llamadas de seguimiento, a la regional de Nicoya a 10 unidocentes.

 

Veamos el proceso al llegar a una entidad. 

  1. Marcar hora: Entrada a escuela (poner solo el nombre de la escuela a la cual se esta entrando en ese momento)
  2. Entramos y solicitamos el permiso correspondiente para realizar nuestra visita.
  3. Si es a seguimiento a lo que vamos a ir, y son varios docentes, debo pasar con cada docente y de manera profesional y amigable realizar el seguimiento que corresponda, al finalizar y fuera de la sección debe ingresar en el app el seguimiento correspondiente y proceder al siguiente docente. (ESTO APLICA PARA PROFESORES DE PREESCOLAR Y PROFESORES ).
  4. Para las entidades donde solo hay uno o máximo 3 profes por escuela, pero la mayoría es un profesor por escuela, lo que debemos hacer es conversar con él o la profesora, y apenas nos despedimos ingresar el seguimiento al APP.
  5. Al finalizar la visita a todos los docentes, y pasa por dirección avisando la finalización, debe buscar la pestaña de Nota de entidad y realizar el resumen de la visita.

EJEMPLO: Me recibe bien en la dirección y realicé el SEG1 a 16 profesores de los cuales: 6 están muy bien, 9 más o menos, 1 no ha comenzado a quien apoyé y dice que va a ponerse al día.  Regreso el 14 de mayo para SEG2.

  1. Cuando ya realizo la nota, marcar salida.
  2. Si el objetivo de la visita no es seguimiento debe esperar a realizar todo y cuando finalice debe llenar la nota de entidad con el objetivo de la visita y el resultado, antes de marcar salida.
  3. Es muy importante que la nota de entidad sea clara y detallada ya que forma parte de su informe de la semana y es enviado a los patrocinadores, dicha nota debe ser redactada para ser entendida por una tercera persona, se solicita además ser transparentes en la situación encontrada.
  4. Si hay algún movimiento de libros, este realiza al profesor que se le entrego los libros y se hace al momento de hacer la entrega , recibir dinero o devoluciones, para evitar olvidos.
  5. Marcar salida, cuando ya se haya terminado de hacer TODO en dicha entidad. (ESTO ES PARA VERIFICAR EL TIEMPO QUE SE TOMA EN CADA ESCUELA, ESTO OBVIO PUEDE VARIAR, POR DIFERENTES ACONTECIMIENTOS QUE PUEDAN PASAR)

RECUERDE TODO LO QUE PASA EN LA ENTIDAD, ATRASOS, ACTIVIDADES, MOMENTOS DE ESPERA TODO ESO SE COLOCA EN LA NOTA DE ENTIDAD, ANTES DE SALIR DE DICHA ENTIDAD.

 

Vamos a ver la bitácora en una visita a entidad:

9:30am Entrada escuela, Luis Demetrio
9:53am seguimiento, profesora Vivian
9:55am Movimiento de producto, profesora Vivian
10:04am Seguimiento, profesor Enriqueta
10:06am Movimiento de producto, profesor Enriqueta
10:15am Nota de entidad: Se realizo visita de seg 1 a 2 docentes ambas trabajando bien por valor 2, sin ninguna dificultad solicitaron material faltante que se les entrego de inmediato. Hable con la profe Vivian ya que es la coordinadora ella me entrego las hojas firmadas de cada una, me dijo que ya las capacito a todas y les entrego las guías digitales y el resumen de cómo utilizar el material,. Las profes están muy contentas y agradecidas con el material. Proxima visita el 03-04
10:18am Salida

 

Cuando vamos a Talleres

  1. Marcar hora: Ingresando a taller en… (ESPECIFICAR EL LUGAR DONDE SE ESTÁ INGRESANDO).
  2. Recuerde talleres son todas las capacitaciones o talleres de padres de familia que están autorizados por la oficina central.
  3. Cuando ya se termina con el taller, vamos a buscar la entidad correspondiente donde se realizo el taller o capacitación, damos click en la opción del +y buscamos la que dice TALLER, ahí nos pide una descripción y la cantidad de profesores que estuvieron en el taller, entonces vamos a poner todo lo que hicimos, es un resumen con los puntos más importantes de dicho taller.

EJEMPLO: se realizo capacitación a personal docente de ambos turnos del centro educativo con el objetivo de explicar la metodología didáctica del material y motivar a los docentes a su utilización. Con una asistencia de 16 docentes, todos expresaron estar claros y entendidos del método ninguna actitud negativa, se logro objetivo del taller.

  1. ESA VA A HACER NUESTRA NOTA DE ENTIDAD, no hace falta hacer una nota de entidad, ya que se estaría duplicando.
  2. Marcar salida. (antes de salir del lugar donde se encontraba, esto para calcular las horas de viaje que le pueden tomar regresar a la oficina)
  3. Si durante el regreso a oficina hay atraso en las vías, debe colocar en marcar hora la situación, ya sea tranque, mantenimiento de carretera, accidente vial etc, esto es muy importante si tiene atrasos al llegar y podemos corroborar el tiempo.

 

Veamos como seria la bitácora en un taller:

5:05am Marcar hora, Salida hacía taller en Buenos Aires
10:00am Entrada a Regional de Buenos Aires (poner el lugar donde se realiza el taller)
11:40 Taller: Se realiza taller para explicar las guías digitales y la adecuacion sobre cómo implementarlo en el planeamiento de educacion religiosa, los profes nos dieron las formas de cómo lo utilizan ellos, la mayoría usa las guías digitiales, ya que doña jenny nos da mucho apoyo, les gusto mucho esta idea porque les simplifica bastante el trabajo.  14 docentes sin ninguna negative se logra obejtivo.

11:45am Salida
 11:50am Almuerzo
12:30 Salida

 

Como reflejar las reuniones especiales

  1. Las reuniones especiales solo se usan con las autoridades educativas, y en visitas donde estemos en personas frente a ellos.
  2. Las reuniones especiales tendrán diferentes objetivos dependiendo de la situación por la que nos presentemos, ya sea para evaluar un plan de trabajo, tomar decisiones en torno a la adecuación del material, evaluar los permisos, modificaciones al plan de trabajo etc.
  3. La nota de las reuniones especiales debe ser bien detallada y clara al momento de llenarla ya que este será un control de todo el proceso lectivo en curso.
  4. Cuando se visita una autoridad debemos ser responsables en tomar todos sus datos desde teléfonos, correos electrónicos y como es la mejor manera de contactarlos. Además de tomar los nombres y teléfonos del personal que trabaja con ellos, como asistentes o secretarios.
  5. Debemos vernos muy profesionales delante de ellos, siempre vamos a presentar un documento escrito para soporte a nuestro expediente como se explica en los lineamientos, frente a ellos debemos tener una agenda en mano para anotar todos los detalles tomados en la reunión asi mismo los acuerdos que se generen.
  6. La nota de la reunión especial le pedirá la cantidad de personas con las que hablo, asi que hay que anotar muy bien esto.
  7. Al salir de la reunión nos debemos tomar un tiempo para llenar los datos de la reunión tomados en la agenda de manera resumida y clara en el app, usando la pestaña de Reunion Especial, al finalizar el ingreso de esta marcar salida.

 

Veamos como seria la bitácora en una Reunión Especial:

9:05am Marcar hora, Reunión con Ministra de Educación en su despacho.
11:40 Reunion Especial: Nos reunimos con Ministra de Educacion Lic. Miriam Raudez para evaluar plan de trabajo 2020, junto con ella se encontraron los directores nacionales de educacion primaria y preescolar asi como sus asistentes, se evaluo el plan 2019 dando a conocer los logros y dificultades en este año lectivo, quedando conformes con el trabajo realizado, solicitaron enviar via correo la propuesta 2020 para ser evaluada a mas tardar el dia de mañana. Reunion muy efectiva. Directores expresaron su sastifaccion con la donacion de este año y esperan continuar trabajando.

 
11:45am Salida

  

Puntos muy importantes:

  1. Siempre marcar hora al realizar una actividad o ingresar a una entidad.
  2. Siempre marcar salida al finalizar una tarea o salir de una entidad.
  3. Llenar de manera detallada y con claridad la nota de entidad.
  4. Colocar el objetivo del taller y los resultados de este.
  5. Ingresar sus gastos al momento, así como los movimientos contables.
  6. Sincronizar al final de su día laboral.

Todo esto es, porque es el reflejo de cuanto tiempo se trabaja, se entiende que ese es su salario.

El informe de la semana se manda a los patrocinadores de Canadá y es la justificación del dinero que ellos donan, si ustedes no ingresan bien las actividades, no se puede justificar.

Y otra parte muy importante, que es por eso que se debe ser tan estricto a la hora de ingresar todo a la app, son los informes a nuestros ministerios de educación si no ingresan información no hay informe.

Siempre tienen que darle sincronizar ya sea antes de ir almuerzo o si se hizo mucha actividad en el momento que lo vean oportuno.

 

SIMBOLOGÍA, HASTA QUE HAYA CAMBIOS

Nota de entidad: Se pone todo lo que hizo en la Escuela si es a profes que vamos a ver, si vamos a la regional hablar con los asesores de igual forma se hace una nota de entidad

Marcar hora: se pone solo que va a realizar en ese momento, si es en la oficina o se pone el nombre de la escuela o la regional donde se está llegando

Salida: Poner siempre que se termina una actividad, o se sale de una escuela o regional.

Gastos: Se colocan todos los gastos que se hagan en el momento que se pagaron.

Taller: Es toda, capacitación, taller de padres de familia, taller de manualidades que se realice en una escuela o reuniones de directores.

Reunión especial: Es alguna reunión con autoridades, cuando vamos hablar con ellos a su oficina cara a cara, se coloca todo lo que se hablo con ellos

Otros: Son todas las llamadas, correos o mensajes que se hacen que no sean seguimiento, aplica para profesores y autoridades se coloca todo lo que se converso con esa persona.

Presentación de la película: Cada vez vamos a presentar la película a una escuela, debemos ingresar donde el profesor y colocar cuantos niños vieron la película cuantos oraron, actitud del grupo y en la descripción poner la sección si son varias las que vamos a presentar y poner lo que paso mientras se veía la película.